להיות המטרייה של הפרויקט

שבע קומות. פריטי ריהוט. מרובים וחודשיים לביצוע. עשרות ממשקים שנדרשו לפעול בסנכרון מלא – מהלקוח והאדריכלים, דרך הייצור המקומי והייבוא ועד הלוגיסטיקה, התפעול וההתקנות בשטח. זה היה האתגר שעמד בפנינו PITARO בפרויקט משרדי המטה החדשים של Payoneer במגדל Allied שבמתחם BIG גלילות – אחד מפרויקטי הריהוט שהובלנו בשנה האחרונה.

מבחינת מירב כהן, מנכ"לית הלקוחות העסקיים ב־PITARO, "ההצלחה בפרויקט כזה מתחילה להימדד הרבה לפני שהרהיט הראשון מגיע לשטח. "בפרויקט כזה חשוב לנו לראות את התמונה המלאה ולחבר בין כל הממשקים – מפגישות הייעוץ הראשונות ועד היישום בשטח וגם אחריו. האחריות שלנו היא להוביל את הפרויקט מתחילתו ועד סופו, תוך שמירה על האיזון בין צורכי הלקוח, הדרישות העיצוביות של משרד האדריכלים, התקציב ולוחות הזמנים, עד שהחזון הופך בסופו של דבר למרחבי עבודה פעילים."

את אותה תפיסת אחריות חווה גם הלקוח. אורן בן חמו, מנהל מערך הנדל"ן הגלובלי ומנהל סביבת העבודה האזורית (EMEA) והודו ב־Payoneer, שהוביל את הפרויקט מטעם החברה, מדגיש שבפרויקט בסדר גודל כזה היכולת לעבוד עם שותף שלוקח אחריות על התהליך כולו היא קריטית. "היה לנו חשוב לעבוד עם חברה שיודעת לעמוד בלוחות זמנים של פרויקט גדול. בסופו של דבר, מדובר בכמויות אדירות של ריהוט, בשילוב של ייצור מקומי וייבוא ובמורכבות לוגיסטית גדולה. מהיכרות עם PITARO, כבר ידענו שהחברה יכולה לקחת אחריות על כל המעטפת כספק אחד, למצוא פתרונות כשצריך ולעמוד בהתחייבויות – כך שהיה ברור שיש על מי לסמוך."

לראות את התמונה המלאה

אבל האחריות שעליה מדברים כהן ובן חמו התחילה הרבה לפני לוחות הזמנים הצפופים, הייצור, הייבוא והלוגיסטיקה. היא התחילה כמעט שנתיים קודם לכן בתהליך התכנון של המטה החדש, שהובל על ידי 'סתר אדריכלים' ושבמהלכן גובשו הצרכים, הקונספט והפרוגרמה עבור משרדי Payoneer החדשים. "הקונספט העיצובי נולד מתוך המפגש בין הזהות המותגית של Payoneer לבין הנוף הפנורמי לים הנשקף מהמגדל" מספרים מיכי סתר, בעלים, מיכל לייטנר, שותפה, וטל בכר, מעצבת הפנים,. "במקביל גם הפרוגרמה הלכה והתגבשה ביחס לצרכים, וככל שהפרויקט התקדם, כל קומה קיבלה אופי משלה ונוספו לה בהתאמה חדרי הנהלה, חדרי סיעור מוחות, מוקד שירות לקוחות, מרחבי מפגש וקומה ציבורית מרכזית עם לובי, קפיטריה וכיתות הדרכה. בנוסף, על מנת לחבר את כל שבע הקומות לכדי קמפוס אחד, בחרנו לשלב גרם מדרגות פנימי מונומנטלי שיקנה לעובדים תחושה שהם חלק מסביבת עבודה אחת."

האתגר לא הסתכם בתכנון המרחבים וביצירת שפה עיצובית אחידה, אלא המשיך בצורך לבחור פתרונות ריהוט שיחזקו את הקונספט ויתאימו לאופי הייחודי של כל קומה. "כאן באו לידי ביטוי המבחר, האיכות והשירות של PITARO" מספרים ב'סתר אדריכלים'. "השילוב בין כיסאות וזרועות המסך של Herman Miller, מגוון פריטי הריהוט המיובאים ממותגים בינלאומיים והריהוט הרך שיוצר בהתאמה אישית בישראל, אפשר לנו להתאים לכל חלל את הפתרון המדויק ועדיין לשמור על שפה עיצובית אחת וחוויה רציפה בכל שבע הקומות."

לדבריהם, החודשיים האחרונים של הפרויקט ריכזו לתוכם את עיקר המאמץ ואת שלבי הביצוע. "מההיכרות שלנו עם PITARO, ידענו שאנחנו יכולים לסמוך על שירות מסור, זמינות גבוהה ודיוק בפרטים הקטנים. השילוב בין ייצור מקומי וייבוא, אפשר לנו לעמוד בלוחות הזמנים, בתקציב ובחזון העיצובי שתכננו. וכך, בסופו של דבר, קיבלנו בדיוק את מה שרצינו – סביבת עבודה שבה העיצוב והריהוט עובדים יחד ותומכים באופן שבו האנשים משתמשים במרחב."

לדייק כל החלטה

בשלב הזה נכנס הפרויקט לתקופה האינטנסיבית ביותר שלו. החלטות מרובות התקבלו בפרק זמן קצר כשכל אחת מהן תורגמה למפרט, להזמנה ולביצוע. התאמת הרהיטים, בחירת הגימורים, אישורי הלקוח, הצעות המחיר וההזמנות התקדמו במקביל, כשכל שינוי נדרש  לעדכון בזמן אמת ל לכל המעורבים בפרויקט.

בחזית התהליך עמד פביאן שדה, מנהל תחום משרדי ומנהל תיק הלקוח ב־PITARO, ששימש נקודת ממשק מרכזית בין כל הגורמים בפרויקט – הלקוח, משרד האדריכלים ומחלקות החברה הרלוונטיות. "התהליך התחיל בהתאמת הרהיטים לצורכי הלקוח ולשפה העיצובית שבנו האדריכלים. משם עברנו להצעות המחיר ולאישורים, ואז הגענו לאחד השלבים המשמעותיים ביותר – בחירת הגימורים. רק אחרי שכל אלה נסגרו יכולנו להוציא את ההזמנות לדרך."

שדה מתאר את מרתון בחירת הגימורים כאחד מרגעי השיא של הפרויקט. "במשך שלושה ימים רצופים ישב הצוות של PITARO עם המעצבות מ'סתר אדריכלים' סביב מאות דוגמאות של גימורים שהיה צריך להתאים לכל אחד מהרהיטים בכל אחת משבע הקומות. הבחירות הוזנו בטבלאות מסודרות למערכות ייעודיות כדי להבטיח התאמה מדויקת בין ההזמנות לריהוט שיגיע לשטח. "זה אחד החלקים הכי מהנים בתהליך" מסביר שדה "יש פריטי ריהוט שמתחילים מהדמיה על המסך, ובמיוחד כשמדובר בייצור מקומי לאט־לאט אפשר לראות איך הרעיון הופך לרהיט אמיתי."

לסנכרן את כל הממשקים

מאחורי כל בחירה וכל החלטה פעלה מערכת שלמה שדאגה להפוך את התכנון לביצוע. כשמנהל תיק הלקוח המשיך ללוות את הפרויקט מול הלקוח והאדריכלים, מאחורי הקלעים במערכת מקצועית של , הבק אופיס ב-PITAROדאגו שכל הפרטים יהיו מדויקים ומסונכרנים משלב הצעות המחיר והמפרטים ועד להזמנות, המק"טים והגימורים. "בפרויקטים כאלה, ישיבות קבועות, מעקב שוטף ותקשורת רציפה בין כל המחלקות בחברה, מבטיחים שהכל יתקדם בצורה מסודרת"  "כל אחד יודע בדיוק על מה הוא אחראי, אבל רק כשכולם עובדים ביחד הפרויקט באמת מתקדם."

לדברי הבק אופיס, "דווקא מאחורי הקלעים מתרחשת העבודה שמאפשרת לפרויקט להתקדם ללא תקלות. "צריך להכיר כל משתנה בפרויקט, לעקוב אחרי כל עדכון ולוודא שכל שינוי מגיע לגורם הנכון בזמן הנכון. יש המון אקסלים, הזמנות, נתונים ובקרות, אבל בסופו של דבר הכול נועד למטרה אחת – שכשהריהוט יגיע לשטח, הכול יעבוד בדיוק כמו שתוכנן."

להוציא לפועל

בשלב האחרון של הפרויקט נכנס לפעולה צוות התפעול, הרכש, הייבוא וההתקנות של PITARO, שנדרש להפוך מאות החלטות לתהליך אחד מדויק ומסונכרן – מהרגע שבו יצאה ההזמנה ועד שכל רהיט הוצב במקומו.

מנהלת התפעול במגה־פרויקטים ב־PITARO, הייתה אמונה על תיאום שלב הביצוע מול מנהל הפרויקט מטעם הלקוח. "הקשר מתחיל הרבה לפני ימי ההתקנה" היא מספרת. "כדי שנהיה מוכנים ביום ההתקנה, אני חייבת לבדוק  ולוודא סנכרון מושלם בין הייבוא, הרכש המקומי והאספקות ובמקביל  להתעדכן מול הלקוח שהקומות מוכנות, שיש גישה למבנה, שהמעליות זמינות ושאפשר לשנע את פריטי הריהוט בדיוק לפי התכנון."

בפועל, המבצע הלוגיסטי נמשך כשבועיים. עשרות משאיות הובילו לשטח פריטי ריהוט רבים  בהם כ־2,800 זרועות מסך ולמעלה מאלף כיסאות עובדים, כשכל פריט היה צריך להגיע בדיוק לקומה, לחדר ולמיקום שיועד לו. לשם כך הוכנו מראש תוכניות העמדה מפורטות, כל פריט סומן לפי יעדו ונבנה סדר עבודה מדויק לצוותי ההובלה וההרכבה.

לראות את התוצאה

התוצאה של כל התהליך הזה היא סביבת עבודה שנבנתה סביב הדרך שבה עובדי Payoneer  עובדים, נפגשים ומשתפים פעולה לאורך יום העבודה. המשרדים נבנו כדי לייצר סביבת עבודה דינמית שמצליחה לאזן בין אזורי ריכוז למרחבי מפגש, בין שקט לאנרגיה ובין הזהות המותגית של החברה לחוויית העבודה היומיומית של העובדים. זהו מרחב שמתפתח לאורך היום יחד עם המשתמשים בו, ומאפשר לכל אחד למצוא את הדרך הנכונה לעבוד, להיפגש, לחשוב ולשתף פעולה.

את ההצלחה של הפרויקט אפשר לראות היום בשטח. "הפידבקים היו מדהימים"  מספר אורן בן חמו. "היה לנו חשוב לבנות סביבת עבודה בסטנדרט הכי גבוה, וזו גם אחת הסיבות שבחרנו ב־PITARO. היום אנחנו במפורש רואים את זה בתגובות של העובדים שפשוט נהנים להגיע לעבודה. הם אוהבים את הריהוט הרך, את הספות ואת כיסאות העובד שלהם ואפילו יש עובדים ששואלים אם אפשר לרכוש כיסא עבודה של Herman Miller עבור המשרד הביתי שלהם. כשעובדים מעריכים את המרחב ונהנים להשתמש בו בכל יום מחדש – מבחינתי זו התוצאה הכי טובה שאפשר לבקש."